Event planning

le regole d’oro per l’evento online di successo

“Cavolo, questo webinar è una noia totale!”

Tutti noi abbiamo preso parte almeno una volta ad eventi o conferenze virtuali che non vedevamo l’ora che finissero il prima possibile.
La perfezione non esiste, ma è pur sempre vero che eventi banali o mal organizzati, oltre a rovinare l’esperienza del tuo pubblico, possono danneggiare la reputazione della tua attività. Per fortuna, gli errori più comuni possono essere evitati facilmente. Cerchiamo quindi di capire quali sono e impariamo come evitarli.

1. Non limitarti alle parole, rendi partecipe il pubblico online

Se stai pianificando un evento in modalità duale, assicurati che gli utenti online non si sentano trascurati rispetto a chi ha potuto partecipare di persona.

I tuoi spettatori online sono importanti quanto quelli che partecipano dal vivo ed anzi, vanno trattati con particolare attenzione: tutti i presenti (da remoto e non) hanno il potenziale per diventare contatti preziosi per te e per i tuoi clienti, ma se le aspettative non sono state rispettate, gli utenti online possono abbandonare l’evento in qualsiasi momento e in totale comodità.

Un’idea potrebbe essere quella di inviare un kit dedicato agli spettatori online, che potrebbe includere a esempio dei gadget e strumenti da utilizzare durante l’evento stesso: un taccuino personalizzato, campioni di prova o offerte speciali.

2. Pianifica e organizza ogni fase dell’evento con adeguato anticipo

Non procrastinare! Tardare con la pianificazione dell’evento sarebbe un errore fatale. Al giorno d’oggi il tempismo è fondamentale, per questo bisogna valutare il programma con anticipo ed in ogni suo aspetto. Inconvenienti tecnici, ritardi nella scelta della location o con la fornitura dei materiali, così come eventuali problemi di carattere personale non devono coglierti impreparato.

Parallelamente, migrare sul digitale non significa necessariamente aggirare i problemi: pur eliminando le spese di viaggio e logistiche, devi comunque contattare e accordarti con i tuoi relatori e sponsor per garantire il successo dell’incontro virtuale. Lo stesso vale per i partecipanti: anche se possono registrarsi qualche giorno prima dell’evento, non ha senso aspettare fino all’ultimo minuto per avvisarli; offri la possibilità di interagire con i relatori e tra di loro, sia attraverso momenti Q&A, sia attività di networking.

3. Cogli ogni occasione per interagire e coinvolgere il tuo pubblico

Ospitare eventi e conferenze privi di qualsivoglia attività che stimoli la partecipazione del pubblico è un grave errore che molti event planner commettono in fase di realizzazione. Ricorda che ciò che distingue un ottimo evento da uno dimenticabile, non è solo la qualità del contenuto proposto, bensì come è percepito dalle persone, la loro esperienza.

Inoltre, bisogna ammettere che rimanere concentrati online è molto più complicato: le persone potrebbero iniziare a controllare le notifiche sul telefono, chattare, per poi distrarsi. Perciò non aspettarti che i partecipanti si siedano con le telecamere accese per ore! Il programma non deve essere troppo lungo, non esagerare con il tempo dedicato all’accoglienza o agli interventi, inserisci delle pause.

Fortunatamente esistono delle tecniche per mantenere vivo l’interesse che consigliamo di inserire nel programma, come sessioni domanda-risposta, sondaggi, workshops e altre modalità di networking. In questo modo, chi prende parte ad un incontro non è un semplice spettatore, ma ne è parte attiva.

Facciamo un esempio.

Un webinar potrebbe essere organizzato in questo modo: un broadcast iniziale con la presentazione del tema e gli interventi dei relatori, seguiti da un Q&A, per poi passare ad una sessione di speed networking in stanze virtuali con la possibilità di incontrare ed interagire direttamente con tutti i partecipanti e ospiti. Siamo pronti a scommettere che molti dei partecipanti affermerebbero che la loro parte preferita sono stati gli speed match per la possibilità di parlare one-to-one con i relatori e di fare rete tra loro.

Risultato? La tua riunione o conferenza virtuale ha creato occasioni di dialogo, spunti di riflessioni e soprattutto nuove relazioni.

Attenzione! Ciò non significa che devi riempire l’agenda di attività diverse. Allo stesso modo, se hai intenzione di appoggiarti ad una piattaforma online, l’uso eccessivo delle sue funzionalità può anche essere controproducente. Solo perché hai accesso ad un sacco di contenuti, ciò non significa che devi utilizzarli tutti in ogni singolo evento. Come diceva Ludwig Mies van der Rohe “Less is more”.

4. Conosci i bisogni dei partecipanti: sponsor, espositori e utenti

In qualità di organizzatore di eventi avrai a che fare con mille problemi. Cerca di scomporli in problemi più piccoli e poniti delle domande.

Che tipo di evento vuoi realizzare e qual è l’obiettivo? A chi è indirizzato (il suo target di riferimento)? cosa si aspetta di trovare e cosa vuole ottenere? Una volta che lo sai, lavora a ritroso per trovare le modalità adatte per rafforzare tale obiettivo e fornire il giusto tipo di contenuti.

Quindi conosci i potenziali sponsor ed espositori: pensa ai loro bisogni, cosa stanno cercando di realizzare? cercano visibilità, engagement, nuovi lead users? Sono tutte finalità diverse e ognuna di loro richiede una specifica pianificazione dell’evento. Ad esempio, se vogliono generare awareness proponi delle presentazioni. Se vogliono coinvolgere i partecipanti, organizza dei workshop o attività di follow-up in cui gli sponsor possano avere più interazione con gli utenti.

5. Esercitarsi e fare delle prove generali

Essere sicuri di sé è fantastico, ma non esercitarsi adeguatamente non sembra una grande mossa.
Non pensiamo ci sia bisogno di dirtelo, ma fare delle prove ti consente di definire le tempistiche, identificare e prevenire eventuali problemi tecnici.

Inoltre, se devi presentare o preparare un tuo intervento, potrebbe essere utile partecipare a qualche lezione di public speaking per rendere il discorso ancora più efficace. Parallelamente, i tuoi relatori potrebbero aver bisogno di familiarizzare con la piattaforma dell’evento e sincronizzarsi.

6. Costruisci una community e dai continuità al tuo evento

Nel 2022 non è più accettabile che un evento nasca e muoia nel giro di pochi giorni. Alimentare l’awareness attorno ad esso, creando sito web dedicato con i suoi contenuti (come blog e post sui social) è un ottimo modo per dargli continuità e spessore. In altre parole, costruisci un vero e proprio ecosistema in cui far crescere la community. In questo modo le persone interessate possono connettersi e confrontarsi l’uno con l’altro prima del tuo grande evento. Supportare la community è vitale perché rappresenta un’eccellente risorsa di feedback da cui imparare e migliorarsi.

E una volta che l’evento si è concluso?
Pianifica dei follow up

Ogni conferenza genera una ricchezza di contenuti che possono essere riproposti e condivisi anche successivamente. Prendo come esempio un organizzatore con cui abbiamo collaborato nel 2021. A seguito della sua esposizione (esclusivamente in presenza), ha inviato agli iscritti delle newsletter settimanali, ognuna con un focus su un dato tema o aggiornamenti sul prossimo incontro. In aggiunta, ogni partecipante è stato invitato a sessioni speed networking mensili tramite Clockmeet. Questo è stato un ottimo modo per mantenere vivo il contatto con il proprio pubblico e attiva la community. I feedback degli utenti sono stati estremamente positivi, il passaparola è stato tale che per l’edizione 2022 si stima una partecipazione doppia rispetto alla precedente.

Riassumendo.

Ospitare un evento virtuale non è un’impresa facile. Anche dopo aver investito molto tempo e fatica, farsi scappare qualche imprevisto è più che accettabile. Tuttavia, gli errori devono servire da lezione per migliorarsi ed imparare a prevenire incidenti fatali.

Spero che quanto hai letto possa essere d’ispirazione e offrirti degli spunti per partire con la pianificazione del tuo evento fisico, digitale o ibrido e, soprattutto, far fronte ai contrattempi che troverai nel tuo percorso. Con questo articolo abbiamo evidenziato alcuni degli errori più comuni che interessano gli event planner quando hanno a che fare con il digitale in modo che tu, il tuo team e i tuoi ospiti virtuali possiate pianificare un evento di successo.

Quindi ricorda, per i tuoi eventi futuri:

1) Non dimenticare di parlare con i partecipanti online;

2) Non aspettare fino all’ultimo minuto per programmare piano e agenda dell’incontro;

3) Esercitati e fai delle prove generali con il tuo team prima del gran giorno.

4) Non perdere l’opportunità per interagire con gli utenti.

5) Costruisci una community e proponi attività per un’esperienza coinvolgente.

6) Conosci i bisogni dei partecipanti: sponsor, espositori e utenti

Da tutti noi di Clockmeet un grande in bocca al lupo!

Clockmeet è una piattaforma per organizzare eventi networking online creata appositamente per far sentire i tuoi ospiti veramente coinvolti e parte attiva nell’evento.

Fai crescere il tuo network e impara a conoscerlo grazie a Clockmeet!

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